Informe especial de Finanzas San Luis
Por Cristian Sindoni (*)
La información es insumo esencial para la toma de decisiones, tanto a nivel personal, empresarial y gubernamental.
La información y los datos en las últimas décadas parecen abrumarnos, ser excesivos, con una demanda de tiempo para procesarlos que hasta suele resultar tedioso.
En función de esta necesidad de contar con buena cantidad y calidad de información es que en los últimos tiempos se ha evolucionado hacia las tecnologías del tipo “Business Intelligence”, conocidas por su abreviatura BI. Éstas tecnologías hacen referencia a los sistemas, métodos y procesos que permiten “industrializar los datos”. Cuando se habla de industrializar, generalmente se piensa en máquinas, procesos automatizados y eficiencia a gran escala. En el mundo de los datos, industrializar, refiere a disminuir lo artesanal (menos horas hombre) y aumentar lo tecnológico (más horas máquinas).
Esta metodología permite explotar grandes volúmenes de datos con menos horas hombre, mayor automatización y mejores resultados.
Según Gartner, una de las Empresas de EEUU de mayor envergadura en investigación de tecnologías, los sistemas BI “incluyen las aplicaciones, la infraestructura y las herramientas, así como las prácticas recomendadas que permiten el acceso y el análisis de la información”.
Los Sistemas BI no forman parte de una nueva tecnología, existen desde hace varias décadas. Se estima que esta tecnología se desarrolló en los setenta y desde allí sigue evolucionando.
BI en empresas y también en el Estado
La tecnología BI es muy popular en el ambiente de las empresas y ahora también en el Estado (municipal, provincial, nacional). Los distintos niveles de gobierno alrededor del mundo están haciendo grandes avances en materia de industrialización de los datos. Por ejemplo, el Gobierno Municipal de Córdoba ha desarrollado una página web con “datos abiertos” donde explota datos a través de tecnologías de la información. Actualmente cuenta con 648 dataset públicos (conjuntos de datos) que se pueden obtener libremente. Brinda información a la comunidad respecto a la economía, legislación, recursos humanos, datos electorales, sociedad, metas, entre otros tipos de datos de la ciudad de Córdoba.
El futuro del Estado está en la transparencia de sus datos, en lograr que el ciudadano pueda tener toda la información disponible.
Haciendo referencia a las empresas, éstas cuentan con múltiples sistemas de información: ERP (enterprise resource planning), sistemas de ventas, sistemas CRM (customer relationship management), sistemas para comercio exterior, redes sociales, sistemas propios del negocio y muchos más. Todos estos sistemas son “generadores de datos” y están en su mayoría alojados en diferentes bases de datos.
En épocas pasadas se consumían artesanalmente estos datos a través de reportes diseñados dentro de cada sistema o con procesos manuales de reporting.
La necesidad empresarial de tomar decisiones inteligentes en un entorno complejo de grandes volúmenes de datos empezó a darle vida y popularidad a los sistemas BI, transformándose en un eje estratégico para las organizaciones.
Quiero implementar un BI: ¿Dónde lo encuentro?
Las empresas que comercializan estas tecnologías son muchas, algunas son: Microstrategy, IBM Cognos, Microsoft Power BI, Tableau, Pentaho, Tibco, Sap Business Object, Qlick View, entre otras que mencionamos más adelante.
El mercado de los BI es muy competitivo, existen empresas más dominantes que otras, pero el mercado se va atomizando cada vez más en el tiempo, quitando la posibilidad de monopolizar el servicio, debido a que cada empresa se vuelve más fuerte en pequeños nichos y potencia características que otras tienen más débiles. Por esto el Cuadrante de Gartner mide las diferentes competencias de cada empresa.
En la imagen que sigue, se muestra el Cuadrante de Gartner con los BI más competitivos del mercado para el año 2019. El análisis se realiza en cuatro dimensiones: challengers, leaders, nich players y visionaries.
¿Es muy caro implementar BI?
Los costos de implementación de una Herramienta de BI son muy variados y cada vez más adaptados a las necesidades económicas de los usuarios, haciendo que tanto una pequeña empresa, una Pyme o el Estado, puedan adoptar esta tecnología con costos relativamente bajos para el producto final que se desarrolla.
Existen alternativas gratuitas “modo desktop” en prácticamente todos los BI, donde se pueden realizar conexiones básicas, con diseños de tableros estándar, pero trabajando de manera local. Si bien esto no resuelve el proyecto final, es una manera gratuita de probar los distintos sistemas de BI. Por otro lado, existe una opción gratuita muy potente: Power BI (un producto de Microsoft) que se ha popularizado debido a que, en su versión gratuita, permite resolver proyectos completos de Inteligencia de Negocios. Una alternativa muy recomendable para las Pymes y Empresas que sin costos de licencias pueden tener su propio sistema de BI.
¿Cómo funciona el BI?
Si bien el sistema BI es importante, mucho más lo es el modelado del reporting, es decir, entender qué es lo que se necesita, cuáles son las preguntas a responder y hacia dónde se dirige el diseño del proyecto. El Sistema de BI es quien coordina toda la inteligencia de negocios, pero cuyo desarrollo está al final del proceso, nucleando toda la arquitectura.
Si se empieza de izquierda a derecha, el proceso inicia con la disposición y conocimiento de las fuentes de datos que se incluirán en el proceso de inteligencia. Luego, se realiza un proceso de ETL (extracción, transformación y carga) encargado de extraer los datos, transformarlos y enviarlos al siguiente paso. El proceso de ETL es el corazón de la Inteligencia de Negocios y lo más complejo para desarrollar. Luego, toda esta información se carga en un repositorio único de datos denominado “datawarehouse” donde todos los datos estarán alojados, independientemente del origen de la base de datos. En el último paso, el sistema BI se conecta al DataWarehouse y elije el conjunto de datos (dataset) que necesita para trabajar.
En este último paso los analistas de BI construyen sus tableros, informes y documentos que dispondrán para el análisis de la información. Un dato no menor, los BI envían de manera automática “informes” vía correo electrónico en el horario que se requiera, con los filtros de seguridad de acceso que se requieran y con la información actualizada de manera automática. Este es un resumen muy básico del proceso, pero describe la arquitectura de un sistema de Inteligencia de Negocios en pleno funcionamiento.
Las Bondades del BI: resultados concretos
En las empresas los BI ayudan a lograr los objetivos que se mencionan a continuación:
- Identificar áreas donde se pueden aumentar las ganancias
- Analizar el comportamiento de los clientes
- Monitorear los ingresos en tiempo real
- Analizar el mercado y las tendencias
- Optimizar operaciones de la empresa
- Predecir y presupuestar los recursos económicos
- Disponer del análisis financiero y económico de ingresos y egresos
- Realizar informes ad hoc para evaluaciones económicas
- Controlar el stock y sus movimientos
- Analizar la eficiencia comercial
- Disponer de la información en mapas geo espaciales
- Diseñar un Tablero de Comando Ejecutivo (los KPI)
- Gestión pormenorizada de los gastos (inclusive en tiempo real)
- Gestión de activos y de inversiones
- Monitoreo de operaciones
Cuando se establecen los indicadores claves de performance, KPI (Key Performance Indicator) se puede lograr un seguimiento de la estrategia empresarial, estableciendo alertas y notificaciones cada vez que cambian los datos asociados a los KPI. Estos son los indicadores que toda empresa debería estar monitoreando.
Lo que se viene: los científicos de datos
El análisis de grandes volúmenes de datos y en tiempos de resolución inmediata hoy es posible. Las organizaciones están utilizando Inteligencia artificial, machine learning y big data, para resolver ecuaciones complejas en la minería de los datos. Una nueva disciplina, que engloba estas últimas se ha dado a conocer como “data science” (ciencia de datos). Los BI principalmente tienen el objetivo de “coordinar y mostrar” de manera industrial los datos generados en capas anteriores. Los científicos de datos, son quienes a través de matemáticas, estadísticas y programación realizan algoritmos, sistemas de autoaprendizaje (machine learning), modelos matemáticos y otros, que luego pueden ser mostrados con un BI.
Como se mencionó previamente el BI está en una capa posterior del proceso, donde se pueden resolver ecuaciones más simples con los datos, no a nivel de un Científico de Datos.
¿Realmente es para cualquier tamaño de empresa?
La implementación de un Sistema de Inteligencia de Negocios es para cualquier tamaño de Empresa, pero es mucho más rentable si la empresa es más grande, debido a que se pueden aprovechar todas las bondades de los sistemas BI, exigiendo resultados asombrosos.
Invertir en un BI es una decisión de negocios muy rentable que a bajo costo puede resolver sistemas de toma de decisiones complejos en tiempo y forma.
Este tipo de Sistemas puede resultar de gran utilidad para supermercados, farmacias, fábricas de consumo masivo, distribuidoras, bancos, energía, salud, educación, seguros, medios de comunicación, transporte y también en cualquier dimensión estatal, desde un municipio hasta un gobierno provincial.
(*) Es Licenciado en Economía por la Universidad Nacional de Río Cuarto. Asesor en Control de Gestión y Economía de Negocios. Columnista de Finanzas San Luis.
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